A Debreceni Egyetem egységes arculatának kialakítása során megfogalmazódott az igény az egyetemi elektronikus levelezési címek formátumának a rendezésére. Jelenleg ugyanis az egyetem munkatársai rengeteg különféle formájú címen érhetők el, amelyek jó része még a Debreceni Egyetem létrejötte előtti időkből származik (pl. a date.hu, dote.hu, vagy klte.hu végződésű címek). Sokaknak egyáltalán nincs egyetemi email címe, hanem külső, ingyenes levelező rendszereket használnak. A jelenleg kialakuló új informatikai stratégia fontos része az adatvagyon és ezen belül a belső hivatali levelezés védelme. Ennek szellemében elkezdődött az elektronikus levelezés átszervezése.

A fő cél az, hogy minden dolgozó rendelkezzék egyetemi email címmel, és a hivatalos levelezés ezen a címen keresztül történjék. Az egyetem megteremti a feltételeit egy korszerű, biztonságos, jól használható és nagy tárhellyel rendelkező központi levelező rendszer kialakításának. Az új rendszer bevezetése 2010. elején kezdődött. A folyamat során minden dolgozó számára készül elektronikus postafiók. A meglévő email címek formája is változik unideb.hu végződésűre, illetve a címekből eltűnnek a szerver nevek (ilyenek pl. a delfin.unideb.hu, dragon.unideb.hu, tigris.unideb.hu, fox.unideb.hu, puma.unideb.hu, jaguar.unideb.hu végződésű címek). Természetesen a régi címekre érkező levelek továbbra is megérkeznek majd az új címekre legalább 10 évig.

Az átszervezési folyamat során a régi szerverek is megszüntetésre kerülnek, vagy funkciót váltanak. Ez a delfin.unideb.hu, dragon.unideb.hu, tigris.unideb.hu, fox.unideb.hu, puma.unideb.hu, jaguar.unideb.hu szervereket érinti. Az átszervezést az indokolja, hogy ezek a szerverek párhuzamosan látnak el többféle funkciót: levelezést, web tárhely szolgáltatást és shell account szolgáltatást. Mindezeket sokszor párhuzamosan, kis hatékonysággal teszik. Az informatikai üzemeltetés szolgáltatás alapú szemlélete alapján ez a működési mód idejét múlta. Hatékonyabb, jobb felhasználói élményt nyújtó szolgáltatásokra van szükség a régi többfunkciós szerver alapú megközelítés helyett. Ezért funkciók alapján választjuk szét az új szolgáltatásokat három nagy csoportra: levelezésre, web tárhelyre, valamint shell account szolgáltatásra. A régi szerverek felhasználói ezekhez az elektronikus szolgáltatásokhoz kapnak hozzáférést.

Az elektronikus szolgáltatásokhoz történő hozzáférés szabályozása is új alapokra kerül. A magyar akadémiai szféra egységes azonosító rendszeréhez (HREF) kapcsolódóan minden dolgozó számára készül hálózati azonosító a hozzá tartozó jelszóval. A továbbiakban az informatikai szolgáltatásokat mindenki ezen hálózati azonosító birtokában tudja majd igénybe venni. Az új azonosító rendszer nagy előnye, hogy nem csupán belső egyetemi szolgáltatások érhetők el vele, hanem a magyar akadémiai szféra által nyújtott számos más szolgáltatás is.

Az új azonosító rendszerre történő átállás azt jelenti, hogy az új szolgáltatásokra való áttéréskor a felhasználóknak egy adategyeztetési eljáráson kell átesniük annak érdekében, hogy a régi email címüket, illetve szerveres azonosítójukat hozzá tudjuk rendelni az új szolgáltatásokhoz, valamint sikerrel elvégezhessük a meglévő postafiókok és más adatok (adatbázisok, weblapok, stb.) áttöltését az új rendszerekbe. Az első lépcsőben – amely jelenleg folyamatban van – a levelező rendszer átalakítása történik meg. Ennek során karonként összegyűjtjük a dolgozók adatait, majd létrehozzuk számukra az új postafiókjukat. A második lépcsőben történik a régi szerverek megszüntetése. Ekkor kerül sor a régi postafiókok tartalmának átmentésére az új helyre, valamint a szervereken tárolt felhasználói adatok áttelepítésére az újonnan létrehozott tárhelyekre. Ez lesz az a pont, ahol a régi postafiókot felváltja egy átirányítás az új címre. A szervereken található webes és karakteres (pl. pine) levelező felületek megszűnnek, helyettük központi webes levelező felületeket biztosítunk.

A régi szervereken található webtárhelyek kétféleképpen kerülhetnek át az új rendszerbe, ugyanis külön-külön szolgáltatásként fognak üzemelni a személyes és az intézeti weblapok. A webes megjelenéstől eltérő felhasználásokhoz szintén biztosítunk shell account szolgáltatást, ahol akár karakteres alpine levelező program használatára is lehetőség van.

Az ISZK portálján megtekinthető egy lista a mindenkori aktuális levelezési domain nevekről a http://it.unideb.hu/maildomains címen.